La gestión empresarial ya no es comprensible sin las nuevas tecnologías, que facilitan notablemente la administración de cualquier variable del plan de negocio, así como la propia organización interna de la compañía. Ello ha llevado a que algunos responsables corporativos se pregunten, de manera totalmente legítima, si es posible monitorizar el trabajo o la actividad de sus empleados. Se trata de una cuestión solo ética, en tanto que puede comprometer la intimidad de los trabajadores, sino también legal, especialmente tras los últimos cambios normativos. Veamos cuáles son las claves para poder supervisar a nuestra plantilla de manera perfectamente lícita.

Una política pública
Todos los empleados deben ser conocedores de que la empresa utiliza diferentes sistemas de supervisión que permiten a los gestores acceder a datos completos sobre la actividad de los profesionales en la oficina. Ello incluye, por ejemplo, los historiales de búsqueda, el tiempo que han permanecido en cada página, el grado de cumplimiento de la tarea o las conversaciones a través de plataformas asociadas a la compañía. Algunas empresas han optado por colgar en un espacio visible de la oficina un recordatorio de todo lo anterior.

Si la plantilla no es consciente de que está siendo supervisada de manera tan intensa es posible que se produzcan situaciones muy desagradables en la oficina. Otra derivada negativa sería la pérdida de confianza en la dirección de la empresa, así como la puesta en marcha de iniciativas legales contra la misma. Es preferible ser transparentes para dejar claro que el único interés es el cumplimiento de los objetivos corporativos. Además, solo con que los empleados sepan que están siendo “observados”, es posible que las malas prácticas desparezcan automáticamente.

Normas escritas
Ligado a lo anterior, el decálogo de buenas prácticas, y la existencia de herramientas para la supervisión del trabajo en la oficina, deberían figurar en un documento escrito. Esta información puede estar a la vista de todos, como ya hemos comentado, o remitirse al correo electrónico de cada empleado.

Por lo que respecta al código de buenas prácticas, no estaría de más incluir pautas razonables para la utilización de los canales comunicativos virtuales. Es evidente que las redes sociales y las aplicaciones de mensajería instantánea pueden provocar distracciones pero prohibir por completo su uso resulta poco edificante. Quizá interese más difundir unas normas básicas e, incluso, consultar a los propios trabajadores.

Las herramientas tecnológicas preventivas
La utilización de aplicaciones que permiten analizar en detalle la actividad de los trabajadores es siempre una cuestión complicada, aun cumpliéndose los dos requisitos anteriores. Una posible forma de evitar un choque frontal con la plantilla es la de utilizar herramientas de control de acceso. Por ejemplo, puede fijarse un filtro que evite que el empleado pueda acceder a diferentes plataformas online. Es una forma indirecta de evitar distracciones.